Lo que cuesta una mala contratación y cómo calcularlo en tu empresa

En las reuniones con empresas, la conversación sobre una mala contratación casi nunca empieza con la palabra «coste». Empieza con un «no salió bien», con un «tuvimos que volver a empezar» o con un silencio incómodo cuando preguntamos qué pasó con la persona anterior en el puesto. Desde el otro lado de la mesa vemos lo mismo una y otra vez: la empresa sabe que aquello le salió caro, pero no sabe cuánto. Y lo que no se mide no se corrige. Esta guía no te va a dar una cifra mágica. Te va a dar un método para que la calcules con tus propios datos.

Por qué no te damos una cifra

Circulan muchas cifras sobre lo que cuesta un error de contratación. Casi ninguna se puede aplicar a tu empresa. No cuesta lo mismo equivocarse con un perfil administrativo que con una dirección comercial, ni en una pyme pequeña que en un grupo con varias sedes. Por eso preferimos que hagas tú la cuenta. Te llevará una tarde y tendrás un número que sí es tuyo, defendible ante tu comité de dirección.

Antes de empezar, una definición útil: hablamos de mala contratación cuando la persona sale de la empresa antes de lo previsto, o cuando se queda pero no rinde lo que el puesto necesita. El segundo caso suele ser el más caro y el menos visible, porque tarda en reconocerse.

Las cuatro capas del coste

Para calcularlo, separa el coste en cuatro capas. Algunas son fáciles de sumar; otras exigen una estimación razonable. No pasa nada: lo importante es que la estimación sea tuya y puedas explicarla.

1. Coste directo de la contratación

Es lo que gastaste para traer a esa persona. Reúne:

• Anuncios, portales de empleo y herramientas de búsqueda.
• Honorarios de consultora, si la hubo.
• Horas internas dedicadas al proceso: revisar currículos, entrevistar, coordinar agendas. Multiplica las horas de cada persona implicada por su coste por hora.
• Pruebas, evaluaciones y desplazamientos.

2. Coste de la persona mientras estuvo

Suma el salario bruto, la cotización a cargo de la empresa y los beneficios durante el tiempo que estuvo. Añade la formación y el onboarding: horas del equipo que le enseñó, cursos, equipos y licencias. No se trata de decir que ese dinero se perdió entero. Se trata de saber cuánto invertiste en alguien que no llegó a devolver esa inversión.

3. Coste de la salida

Si la relación terminó, puede haber costes asociados a la extinción del contrato. Cada caso es distinto y depende del tipo de contrato, la causa y la antigüedad, así que aquí solo te damos una orientación general: pide la cifra a tu asesoría laboral o a tu abogado, que son quienes pueden calcularla con rigor. Suma también las horas de dirección y de RRHH dedicadas a gestionar la salida.

4. Coste de oportunidad y coste oculto

Es la capa más grande y la que casi nadie mide. Incluye:

• Productividad perdida: la diferencia entre lo que el puesto debía aportar y lo que aportó.
• Tiempo de vacante: los meses sin nadie, o sin nadie eficaz, en la posición, antes y después del error.
• Impacto en el equipo: horas extra de compañeros que cubrieron huecos, desgaste, salidas que se aceleraron.
• Impacto en clientes: proyectos retrasados, oportunidades comerciales que no se cerraron, quejas.
• Tiempo de dirección: las horas que tú y otros responsables dedicasteis a supervisar, corregir y decidir.

Cómo estimar lo que no está en una factura

La cuarta capa da vértigo porque no aparece en la contabilidad. Tres formas sencillas de estimarla:

1. Por objetivos del puesto. Si el puesto tenía objetivos medibles (ventas, entregas, proyectos), compara lo previsto con lo conseguido durante el periodo. La diferencia, traducida a margen, es una aproximación del coste de oportunidad.
2. Por horas absorbidas. Pide a los responsables que estimen cuántas horas a la semana dedicó el equipo a cubrir o corregir el trabajo de esa persona. Multiplica por las semanas y por el coste por hora.
3. Por tiempo sin cubrir. Estima el valor de un mes de puesto bien cubierto y multiplícalo por los meses en que no lo estuvo.

Usa estimaciones prudentes. Si dudas entre dos valores, elige el bajo. Un número conservador que puedes defender convence más que uno inflado que nadie se cree.

Una plantilla para hacer la cuenta

Abre una hoja de cálculo con estas filas y rellena cada una con tus datos:

1. Coste directo del proceso de selección.
2. Salario, cotizaciones y beneficios durante la permanencia.
3. Formación, onboarding y medios.
4. Coste de la salida, con el dato de tu asesoría.
5. Horas de dirección y RRHH dedicadas al problema.
6. Productividad perdida u objetivos no cumplidos.
7. Horas absorbidas por el equipo.
8. Coste de un nuevo proceso para sustituir a la persona.

La última fila se olvida a menudo: una mala contratación casi siempre obliga a repetir el proceso. Cuando termines, separa la suma en dos columnas: coste visible (filas 1 a 4) y coste oculto (filas 5 a 8). Esa comparación suele ser lo más revelador del ejercicio, porque enseña dónde está el dinero que no ves.

Dónde se origina el error

Calcular el coste sirve para una cosa: decidir dónde invertir para que no se repita. En nuestra experiencia, los errores de contratación rara vez vienen de un único fallo. Suelen nacer en alguno de estos puntos:

• Un perfil mal definido. Se describe el puesto por tareas y no por los resultados que debe lograr ni por las competencias que exige.
• Prisa. La vacante aprieta y se elige al «menos malo» de los que hay.
• Entrevistas sin estructura. Cada entrevistador pregunta lo que se le ocurre y la decisión acaba dependiendo de la impresión personal.
• Se mira el currículum y no la conducta. La experiencia previa dice dónde ha estado alguien, no cómo actúa ante situaciones concretas.
• Una incorporación descuidada. Una buena elección puede torcerse si los primeros meses no se acompañan.

Qué hacemos en Crearte para reducir el riesgo

No podemos prometerte que nunca habrá un error, porque nadie puede. Sí podemos explicarte cómo trabajamos para que la decisión se base en evidencias. El Método CREARTE se apoya en el match por competencias: entrevistas STAR y CAR y análisis de incidentes críticos. Cada candidato llega con un resumen de encaje frente a las funciones del puesto y frente a las competencias personales y técnicas que hemos definido contigo. Trabajas con interlocutores senior y con transparencia total del proceso: sabes en qué punto está y por qué recomendamos a cada persona.

Si quieres aplicar esta lógica en tus propias entrevistas, te lo contamos paso a paso en nuestra guía de entrevista por competencias. Si prefieres que evaluemos nosotros a tus finalistas, nuestro servicio de evaluación de candidatos está pensado para eso. Y para que el fichaje se quede una vez dentro, revisa también los primeros 90 días.

Del número a la decisión

Cuando tengas tu cifra, compárala con lo que costaría hacer bien el siguiente proceso: más tiempo para definir el perfil, entrevistas estructuradas, una evaluación externa o apoyo especializado en selección de personal. No se trata de gastar más, sino de gastar donde el riesgo es mayor. Para un puesto clave, el coste de equivocarse casi siempre justifica dedicar más cuidado a la elección.

Si quieres, hacemos juntos este ejercicio con tu próxima vacante y vemos qué parte del riesgo se puede reducir antes de empezar a buscar.

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