Les 90 premiers jours : faire en sorte que la recrue reste

Quand nous analysons un poste avec une entreprise, nous découvrons parfois que ce n'est pas la première fois qu'elle le pourvoit. La personne précédente avait bien démarré, avait brillamment passé le recrutement et elle est partie plus tôt que prévu. En tirant le fil, le problème ne vient presque jamais du candidat. Il se situe dans ce qui s'est passé entre la signature du contrat et la fin de ses premiers mois. Ce guide porte sur cette période : les 90 premiers jours.

Pourquoi les premiers mois pèsent autant

Une personne qui vient d'arriver évalue l'entreprise avec la même intensité que l'entreprise l'évalue. Elle compare ce qu'on lui a raconté pendant le processus avec ce qu'elle découvre. Si cela correspond, elle s'engage. Sinon, elle commence à regarder ailleurs, et si elle est bonne, elle aura des options.

De plus, un départ précoce oblige à refaire tout le processus, et le poste se retrouve de nouveau vacant. Si vous voulez le chiffrer avec les données de votre propre entreprise, le guide sur ce que coûte une erreur de recrutement explique une méthode de calcul.

La bonne nouvelle, c'est qu'une bonne partie de ce qui se joue pendant ces mois dépend de décisions que l'entreprise peut prendre avant l'arrivée de la personne.

Avant le premier jour : l'onboarding commence au recrutement

De l'autre côté de la table, nous le voyons souvent : l'intégration se joue pendant le processus de recrutement. Si l'offre a promis des choses que le poste n'offre pas, aucun programme d'accueil ne le rattrapera. C'est pourquoi il faut vérifier trois choses avant que la personne ne commence :

• Que ce qui a été dit soit vrai. Missions, marge de décision, équipe, modalité de travail. Ce qui a été dit en entretien doit être tenu. Dans notre guide pour rédiger une offre d'emploi qui attire, nous insistons sur le fait de ne pas vendre un poste qui n'existe pas.
• Que le manager direct sache pourquoi cette personne a été choisie. Les points forts qu'elle apporte et les compétences sur lesquelles elle aura besoin de soutien. Chez Crearte, chaque candidat que nous présentons est accompagné d'une synthèse d'adéquation au regard des missions et des compétences personnelles et techniques du poste. Ce document est une excellente base pour planifier son intégration.
• Que le temps entre l'acceptation et l'arrivée ne soit pas un silence. Un message du manager, les informations pratiques du premier jour, une lecture utile sur le projet. C'est une période pendant laquelle la personne peut encore recevoir d'autres offres.

Le premier jour et la première semaine

Cela paraît évident, mais cela échoue encore : que tout soit prêt. Ordinateur, accès, messagerie, poste de travail, outils. Une personne qui passe ses premiers jours à attendre des autorisations reçoit un message clair sur le fonctionnement de l'organisation.

La première semaine devrait avoir trois objectifs simples :

1. Les personnes. Qu'elle rencontre ceux qui seront clés pour son travail, pas seulement son équipe. Une liste de noms indiquant qui est qui et pourquoi il lui sera utile de leur parler fait gagner des semaines.
2. Le contexte. Pourquoi le poste existe, ce qu'on en attend et ce qui s'est passé avant. Si le poste était occupé par quelqu'un qui est parti, il faut le dire simplement.
3. Une première tâche qui a du sens. Quelque chose de réel, de circonscrit, qu'elle puisse terminer. C'est plus utile qu'une semaine entière de présentations.

Désigner une personne référente qui ne soit pas son manager, quelqu'un à qui poser les questions qu'on n'ose pas poser plus haut, est souvent l'une des mesures les plus utiles et les moins coûteuses.

Un plan à 30, 60 et 90 jours

Découper les premiers mois en trois étapes aide l'entreprise comme la personne à savoir ce qui est attendu à chaque moment. Pas besoin d'un long document ; il suffit qu'il soit écrit et validé ensemble.

Jours 1 à 30 : comprendre

La priorité est d'apprendre : l'activité, l'équipe, les clients, les processus et les relations internes. Il est trop tôt pour exiger de grands changements. L'objectif raisonnable est que la personne termine ce mois avec son propre diagnostic de son périmètre et une liste de questions auxquelles personne n'avait répondu.

Jours 31 à 60 : contribuer

C'est là qu'apparaissent les premières contributions visibles. De petites améliorations, des projets circonscrits, des décisions dans son périmètre. C'est le moment de vérifier si la personne dispose de la marge qu'on lui a promise et des ressources dont elle a besoin.

Jours 61 à 90 : prendre le poste en main

La personne devrait désormais travailler en autonomie sur l'essentiel du poste et avoir des objectifs clairs pour les mois suivants. Le troisième mois se conclut par un entretien formel sur ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas marché et ce qui vient ensuite.

Des entretiens de suivi qui servent vraiment

Les points de suivi ne doivent pas être une formalité. Nous en recommandons au moins un à la fin de chaque étape, avec des questions qui vont au-delà de « tout va bien ? » :

• Qu'est-ce qui vous demande plus d'efforts que prévu ?
• Y a-t-il quelque chose qu'on vous a dit pendant le processus qui ne correspond pas à ce que vous constatez ?
• De quoi avez-vous besoin de ma part que je ne vous donne pas ?
• Qu'avez-vous remarqué que nous, par habitude, ne voyons plus ?

La deuxième question est la plus inconfortable et la plus précieuse. S'il existe un écart entre ce qui a été promis et la réalité, mieux vaut le découvrir au deuxième mois que dans une lettre de démission.

Écouter, c'est aussi agir. Si l'un de ces entretiens fait ressortir quelque chose que l'entreprise peut résoudre, il faut le résoudre ou expliquer pourquoi ce n'est pas possible. Demander et ne rien faire est pire que ne pas demander.

Les signaux d'alerte des premiers mois

Certains comportements doivent être pris en compte tôt, sans dramatiser mais sans les laisser passer :

• La personne cesse de poser des questions sans avoir gagné en autonomie.
• Elle est tenue à l'écart de réunions ou de décisions qui concernent son travail.
• Son manager n'a pas de temps pour les entretiens de suivi.
• Des désaccords apparaissent sur les missions, les horaires ou les priorités.
• L'équipe ne parvient pas à l'intégrer, ou elle ne parvient pas à s'intégrer dans l'équipe.

Beaucoup de ces signaux peuvent se corriger s'ils sont détectés à temps. Et s'il se confirme que l'adéquation ne fonctionne pas, il faut le traiter avec clarté et respect. Pour tout ce qui concerne la période d'essai ou la rupture du contrat, la recommandation est toujours la même : consultez votre avocat ou votre conseiller en droit du travail avant toute décision.

Le rôle du manager direct

Un bon programme d'accueil des ressources humaines aide, mais celui qui décide en grande partie si la personne reste, c'est son manager direct. C'est lui qui fixe les priorités, donne le contexte et reconnaît le travail accompli. Si ce manager n'a pas de temps à consacrer à la nouvelle recrue, mieux vaut le savoir avant de recruter et ajuster les charges ou la date d'arrivée.

C'est pourquoi, lorsque nous menons un processus de recrutement, nous ne parlons pas seulement aux ressources humaines. Nous parlons avec la personne qui va encadrer la recrue, car sa façon de travailler fait partie de l'adéquation autant que les compétences du candidat.

Pour que la recrue reste, il faut d'abord bien choisir

Aucun plan d'onboarding ne compense un mauvais choix. Si la personne n'a pas les compétences qu'exige le poste ou ne correspond pas à la façon de travailler de l'équipe, les 90 jours ne feront que confirmer ce qu'une bonne évaluation aurait anticipé. Chez Crearte, nous évaluons par compétences avec des entretiens STAR et CAR et une analyse des incidents critiques, en toute transparence sur le processus. Si vous voulez renforcer cette étape, nous vous expliquons notre façon de travailler dans évaluation des candidats.

Bien choisir et bien accompagner sont les deux moitiés d'un même travail. La première réduit le risque. La seconde transforme un bon recrutement en une personne qui reste.

Questions fréquentes